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Comment choisir un logiciel de facturation pour son entreprise pour une PME ?

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Dans le monde de l’entreprise, la norme désormais est la facturation électronique. Il est donc nécessaire de s’équiper d’un logiciel de facturation pour éditer ces factures et devis. Mais les besoins ne sont pas les mêmes en fonction des entreprises. Aujourd’hui nous nous intéressons aux caractéristiques et fonctionnalités des logiciels d’e-invoicing nécessaires à une PME moyenne. En effet, il est essentiel de choisir le logiciel qui vous correspond.

Opter pour un logiciel de facturation simple d’utilisation

Prenez en compte l’ergonomie du logiciel dans votre réflexion et optez pour la simplicité. En effet aujourd’hui de nombreux logiciels proposent une interface utilisateur claire malgré de multiples fonctionnalités.

Petit conseil : quel que soit le niveau de simplicité du logiciel, optez pour un éditeur qui propose un service clients de qualité avec des modes d’emplois didactiques et des vidéos explicatives disponibles afin de vous auto-former à votre rythme et de solutionner facilement vos problèmes.

Vous serez alors débarrassé des tâches d’encodage répétitives et pourrez créer et compléter vos documents rapidement et facilement en quelques clics et avoir une vision claire de vos comptes avec ce que vous devez payer et encaisser et ce qui est réglé, en attente de paiement ou en retard de paiement.

Les fonctionnalités incontournables d’un logiciel de facturation

La finalité d’un logiciel de facturation, outre le fait de vous permettre de dématérialiser vos factures et ainsi de respecter vos obligations légales, doit vous permettre de réduire la charge de travail que représente la gestion de votre entreprise.

Automatisation de la saisie

Un logiciel de facturation peut vous permettre d’automatiser la saisie des données afin de gagner du temps et de diminuer le risque d’erreur. Il doit aussi vous permettre de suivre tout le processus de facturation de l’émission de la facture à la réception de son paiement.

Base de données clients

Vous devez pouvoir créer une véritable base de données de vos clients dans votre logiciel comptable et renseigner noms, SIRET, informations bancaires, adresse, email, etc. Cela permettra là encore de compléter votre facture en un clic.

Edition de devis

Votre logiciel, pour un gain de temps optimum, doit vous permettre d’éditer vos devis et de les convertir facilement en facture.

Conciliation bancaire

Les logiciels de facturation les plus performants permettent un suivi des comptes en temps réel. Votre logiciel doit vous permettre de suivre l’état de paiement des factures et leur montant sur des périodes personnalisables.

Vous pouvez soit modifier ces statuts manuellement, soit connecter votre logiciel à votre compte bancaire afin d’automatiser la synchronisation des flux monétaires.

Personnalisation des factures

La facture est un document contractuel normé qui reflète le professionnalisme de l’entreprise qui l’émet. Elle fait partie des outils de communication et à ce titre doit respecter la charte graphique de votre entreprise et présenter une mise en page claire et rigoureuse. Votre logiciel de facturation doit ainsi vous proposer une personnalisation des factures.

Facturation, comptabilité et gestion commerciale : vers un package intégré

La facturation est un élément de la gestion des achats et des ventes d’une entreprise. Aussi un logiciel de facturation autonome apparaît comme moins intéressant qu’un package comptable intégré pour les PME.

Un package intégré permet en effet de retrouver toutes les étapes du processus d’achat et de vente ainsi que de gérer la partie administrative.

Partie intégrante de la transition numérique de votre entreprise, le logiciel de facturation doit être une aide de prise de décision grâce à une vision claire de votre activité.

Les avantages d’un logiciel de facturation et de comptabilité :

  • Devis et factures sont envoyés de manière quasi automatique. Le logiciel assure le suivi des paiements et génère des rappels automatiques.
  • Les factures électroniques permettent de réduire les retards de paiement dès lors que le logiciel de facturation communique par un prestataire de service avec le programme comptable de vos clients.
  • Le logiciel fait une proposition d’écriture comptable à chaque mouvement sur votre relevé bancaire ce qui facilite la tenue et la révision comptable

Des rapports sont générés automatiquement et des tableaux de bords sont disponibles

Logiciel de facturation en ligne

Le grand avantage du logiciel de facturation est qu’il apporte des informations en temps réel.

Accessible, fiable et rapide

Un logiciel en mode SAAS, c’est à dire qu’il est accessible en ligne et non installé sur votre ordinateur, présente plusieurs avantages :

Comme les données sont stockées sur un cloud, le logiciel et vos informations sont accessibles depuis n’importe quel device possédant une connexion internet (ordinateur, smartpone, tablette). Il n’est donc pas nécessaire que vous soyez à votre bureau pour l’utiliser. Par ailleurs, toutes vos données sont organisées et centralisées.

Sécurité

Grâce au cloud, vos données sont sauvegardées automatiquement en permanence. Le risque de perte de données est donc totalement éradiqué.

Des logiciels évolutifs et mis à jour régulièrement

Evolutifs, les logiciels de comptabilité s’adaptent à l’actualité et aux évolutions règlementaires et fiscales pour rester conformes aux normes en vigueur.

Choisir un logiciel adapté à son budget

Il existe de nombreux logiciels de facturation et le tarif est également un élément à prendre en compte lors de votre choix.

Ce dernier doit être adapté au budget de votre entreprise. Si vous êtes dans une phase de création d’entreprise, optez pour un système modulable qui pourra s’adapter à vos besoins en fonction de l’évolution de votre activité.

Investir dans un logiciel de facturation : un avantage fiscal

PME et entreprises individuelles bénéficient d’un avantage fiscal lorsqu’elles investissent dans un logiciel de paiement et de facturation. Elles peuvent déduire une fois 13,5 pour cent du montant investi des bénéfices imposables. Sont concernés par cet avantage les logiciels ou appareils pour une facturation électronique, pour signer ou archiver ainsi que les systèmes facilitant les paiements électroniques. Les investissements en matière de protection informatique sont aussi concernés. Vous amortissez ainsi votre investissement sur trois ans.

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